1. Objeto
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Cloud Word SAS (en adelante, “Cloud Word”) tiene como objetivo garantizar la protección, privacidad y seguridad de los datos personales recolectados, almacenados y tratados por la compañía. Esta política establece las disposiciones para el tratamiento de datos personales de empleados, clientes, proveedores y terceros, en cumplimiento con la Ley 1581 de 2012 (Ley de Habeas Data), el Decreto 1074 de 2015 y demás normativas aplicables en Colombia.
2. Responsable del Tratamiento de Datos Personales
Cloud Word es responsable del tratamiento de los datos personales y garantiza la protección de los derechos de los titulares. Los datos personales serán tratados conforme a las finalidades descritas en esta política.
Datos de Contacto:
3. Datos Personales Recolectados
Para el desarrollo de sus actividades, Cloud Word recolecta los siguientes datos personales:
- Datos Generales: Nombre, número de documento de identidad, domicilio, teléfono, dirección física o postal, correo electrónico, información de contacto, cargo dentro de la empresa y fotografía de identificación.
- Datos Financieros: Información financiera necesaria para desarrollar el objeto social, realizar pagos o presentar facturas, incluyendo números de cuentas bancarias y referencias bancarias y comerciales.
4. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
Los datos personales recolectados serán utilizados para:
- Administrativos: Atención de requerimientos de autoridades y mantenimiento de bases de datos.
- Laborales: Manejo de nómina, procesos de selección y vinculación al sistema de seguridad social.
- Comerciales y Financieros: Procesos de selección de contratistas, proveedores y clientes; comunicación eficiente en contratos; manejo de comunicaciones informativas o de mercadeo; y con fines estadísticos.
- Otras: Otras finalidades con autorización previa del titular.
5. Derechos de los Titulares de Datos Personales
Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de sus datos.
- Ser informados sobre el uso de sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
6. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares
A) Solicitudes, Consultas y Reclamos:
Las solicitudes, consultas y reclamos deberán realizarse a través del correo electrónico proporcionado, incluyendo identificación del titular, descripción de la solicitud, dirección de respuesta y documentación de soporte.
B) Tiempos de Respuesta:
- Consultas: Respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles.
- Reclamos: Respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles, con posibilidad de prórroga por cinco (5) días adicionales.
7. Casos en los que No se Requiere Autorización
Cloud Word podrá tratar datos personales sin autorización en los siguientes casos:
- Requerimientos de entidades públicas o judiciales.
- Datos de naturaleza pública.
- Emergencias médicas o sanitarias.
- Fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el registro civil.
8. Deberes de Cloud Word Respecto a los Titulares de los Datos
Cloud Word se compromete a:
- Obtener autorización previa para el tratamiento de datos personales.
- Informar claramente a los titulares sobre el tratamiento y finalidades de sus datos.
- Conservar y proteger los datos personales con medidas de seguridad adecuadas.
- Garantizar el ejercicio del derecho al habeas data.
- Actualizar y rectificar los datos según corresponda.
9. Autorización
La recolección de datos personales requiere autorización previa, expresa e informada del titular. Esta puede ser otorgada por escrito, verbalmente o mediante conductas inequívocas.
10. Vigencia
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 15 de mayo de 2024 y podrá ser modificada por Cloud Word en cualquier momento. Las modificaciones serán comunicadas a los titulares a través de los medios habituales de contacto.
Para consultas adicionales o el ejercicio de sus derechos, los titulares pueden contactar a Cloud Word a través del correo electrónico: informacion@cloudwordsystems.com
